In ấn - Print

Chương này dạy bạn làm thế nào để in một bảng tính và làm thế nào để thay đổi một số cài đặt máy in quan trọng trong Excel.

In một bảng tính

Để in một bảng tính trong Excel 2010, thực hiện các bước sau đây.

1. Vào tab File, nhấp vào In.

2. Để xem trước các trang khác sẽ được in, nhấp vào 'Next Trang' hay 'Trang trước' ở dưới cùng của cửa sổ.

3. Để in bảng tính, nhấp vào nút Print lớn.

Những gì để in

Thay vì in toàn bộ bảng tính, bạn cũng có thể chỉ in các lựa chọn hiện tại.

1. Đầu tiên, chọn phạm vi của các tế bào bạn muốn in.

2. Tiếp theo, trong Cài đặt, chọn In lựa chọn.

3. Để in các lựa chọn, nhấn nút Print lớn.

Lưu ý: bạn cũng có thể in các tấm hoạt động (đầu tiên chọn các tấm bằng cách giữ phím Ctrl và click vào tab sheet) hoặc in toàn bộ bảng tính. Sử dụng các hộp bên cạnh Trang (xem ảnh chụp màn hình đầu tiên) để chỉ in một vài trang trong tài liệu của bạn. Ví dụ, 2-2 chỉ in những trang thứ hai.

Copy nhiều bản

In nhiều bản, thực hiện các bước sau đây.

1. Sử dụng các mũi tên bên cạnh hộp bản sao.

2. Nếu một bản sao có nhiều trang, bạn có thể chuyển đổi giữa các đối chiếu và Uncollated. Ví dụ, nếu bạn in 6 bản sao, đối chiếu in toàn bộ bản sao đầu tiên, sau đó toàn bộ bản sao thứ hai, vv Uncollated in 6 bản sao của trang 1, 6 bản sao của trang 2, vv

Định hướng

Bạn có thể chuyển đổi giữa các định hướng Chân dung (nhiều hàng nhưng cột ít hơn) và định hướng phong cảnh (nhiều cột nhưng hàng ít hơn).

Trang lề

Để điều chỉnh lề trang, thực hiện các bước sau đây.

1. Chọn một trong những lợi nhuận được xác định trước (bình thường, rộng hay hẹp) từ bên lề danh sách thả xuống.

2. Hoặc click biểu tượng "Hiển thị lề 'ở góc dưới bên phải của cửa sổ. Bây giờ bạn có thể kéo đường tự thay đổi các lề trang.

Mở rộng quy mô

Nếu bạn muốn để phù hợp với nhiều dữ liệu hơn trên một trang, bạn có thể phù hợp với những tấm trên một trang. Để đạt được điều này, thực hiện các bước sau đây.

1. Chọn 'Fit liệu trên một trang' từ danh sách thả xuống Mở rộng quy mô.

Lưu ý: bạn cũng có thể thu nhỏ bản in cho một trang rộng hoặc một trang cao. Chọn Custom Tùy chọn tỷ lệ để tự nhập một tỷ lệ phần trăm rộng hoặc để phù hợp với các bản in cho một số cụ thể của các trang rộng và cao. Hãy cẩn thận, Excel không cảnh báo bạn khi bản in của bạn trở nên không đọc.

Read more

Phím tắt

Phím tắt cho phép bạn làm việc với bàn phím thay vì chuột của bạn để tăng tốc độ của bạn.

Cơ bản

Chọn ô B2.

1. Để chọn toàn bộ phạm vi, nhấn Ctrl + một (nếu bạn nhấn Ctrl + một thời gian thêm một Excel chọn toàn bộ bảng).

2. Để sao chép phạm vi, nhấn Ctrl + c (cắt giảm một loạt, nhấn CTRL + x).

3. Chọn ô A6 và nhấn Ctrl + V để dán phạm vi này.

4. Để hoàn tác hoạt động này, nhấn Ctrl + z

Di chuyển

Chọn ô B2.

1. Nhanh chóng di chuyển đến dưới cùng của dải, giữ phím Ctrl và nhấn ↓

2. Nhanh chóng di chuyển ở bên phải của dải, giữ phím Ctrl và nhấn →

Hãy thử nó cho mình. Giữ phím CTRL và bấm phím mũi tên để di chuyển từ cạnh đến cạnh.

Lựa chọn

Chọn cell A1.

1. Để chọn các tế bào trong khi di chuyển xuống, giữ phím SHIFT và nhấn ↓ một vài lần.

2. Để chọn các tế bào trong khi di chuyển sang bên phải, giữ phím SHIFT và nhấn → một vài lần.

Công thức

Chọn F2 di động.

1. Để nhanh chóng chèn hàm SUM, báo chí ATL + =, và nhấn Enter.

2. Chọn F2 di động, giữ phím Shift và nhấn ↓ hai lần.

3. Để điền vào công thức xuống, nhấn Ctrl + d (down).

Lưu ý: trong một cách tương tự, bạn có thể điền vào một công thức đúng bằng cách nhấn tổ hợp phím CTRL + r (bên phải).

4. Để chỉnh sửa một công thức, nhấn phím F2.

Định dạng

Chọn B2 khoảng: F4.

1. Để khởi động các tế bào hộp thoại Format, nhấn Ctrl + 1

2. Bấm phím TAB và nhấn ↓ hai lần để chọn định dạng tiền tệ.

3. Bấm phím TAB và nhấn ↓ hai lần để thiết lập số lượng chữ số thập phân là 0.

4. Nhấn Enter.

Kết quả:

5. Để nhanh chóng đậm một phạm vi, bạn chọn dãy và nhấn Ctrl + b

Read more

Xác nhận dữ liệu - Data Validation

Bạn có thể sử dụng xác nhận dữ liệu trong Excel để đảm bảo rằng người dùng nhập giá trị nhất định vào tế bào.

Data Validation Ví dụ

Trong ví dụ này, chúng tôi giới hạn người dùng nhập vào một số nguyên từ 0 đến 10.

Tạo Data Validation Rule

Để tạo ra các quy tắc xác nhận dữ liệu, thực hiện các bước sau đây.

1. Chọn ô C2.

2. Trên tab dữ liệu, nhấp vào Data Validation.

Trên tab Cài đặt:

3. Trong danh sách Allow, bấm nguyên số.

4. Trong danh sách dữ liệu, nhấp vào giữa.

5. Nhập các giá trị tối thiểu và tối đa.

Tin nhắn đầu vào

Thông điệp đầu vào xuất hiện khi người sử dụng chọn các tế bào và nói cho người dùng những gì để vào.

Trên các đầu vào tab tin nhắn:

1. Kiểm tra "Hiển thị thông báo đầu vào khi tế bào được chọn.

2. Nhập tiêu đề.

3. Nhập thông báo đầu vào.

Cảnh báo lỗi

Nếu người dùng bỏ qua các thông báo đầu vào và nhập một con số không có giá trị, bạn có thể cho họ thấy một cảnh báo lỗi.

Lỗi trên báo tab:

1. Kiểm tra "Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào.

2. Nhập tiêu đề.

3. Nhập một thông báo lỗi.

4. Nhấn OK.

Data Validation quả

1. Chọn ô C2.

2. Cố gắng để nhập một số lượng lớn hơn 10.

Kết quả:

Lưu ý: để loại bỏ xác nhận dữ liệu từ một ô, chọn ô, trên tab dữ liệu, nhấp vào hóa dữ liệu, và sau đó nhấp vào Xóa tất cả.

Read more

Mẫu - Template

Thay vì tạo ra một bảng tính Excel từ đầu, bạn có thể tạo một bảng tính dựa trên một bản mẫu. Có rất nhiều mẫu miễn phí có sẵn, chờ đợi để được sử dụng.

Mẫu hiện tại

Để tạo ra một bảng tính dựa trên một mẫu hiện tại, thực hiện các bước sau.

1. Trên tab File, nhấn vào nút New.

2. Để chọn một mẫu từ một trong những mẫu mẫu (những đã được cài đặt trên máy tính của bạn), nhấp vào mẫu mẫu.

3. Để chọn một mẫu từ Office.com Templates, bấm vào một thể loại. Ví dụ, nhấn Lịch.

4. Để tải về một mẫu, chọn một mẫu và sau đó nhấn Download.

Excel tạo ra một bảng tính (UniversalCalendar1.xlsx) dựa trên mẫu này. Excel cũng lưu trữ mẫu (UniversalCalendar.xltx) trong thư mục Templates. Bạn có thể truy cập vào thư mục này bằng cách nhấp vào các mẫu của tôi (xem hình ảnh đầu tiên). Hãy đọc tiếp để biết thêm thông tin về thư mục Templates.

Tạo Mẫu

Nếu bạn tạo mẫu của riêng bạn, bạn một cách an toàn có thể lưu trữ nó trong thư mục Templates. Kết quả là, bạn có thể tạo các bảng tính mới dựa trên mẫu này mà không lo lắng rằng bạn ghi đè lên tập tin gốc.

Để tạo ra một mẫu, thực hiện các bước sau đây.

1. Tạo một bảng tính.

2. Trên tab File, nhấn vào nút Save As.

3. Nhập tên tập tin.

4. Chọn Excel Template (* xltx.) Từ danh sách thả xuống.

Excel sẽ tự động kích hoạt các thư mục Templates. Nhận thấy vị trí của thư mục Templates trên máy tính của bạn. Nó thường nằm ở đây:

C: \ Users \ <username> \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

5. Nhấp vào Lưu.

Để tạo ra một bảng tính dựa trên mẫu này, thực hiện các bước sau đây.

6. Trên tab File, nhấn vào nút New.

7. Bấm vào My Templates.

8. Chọn WeddingBudget.

9. Nhấn OK.

Excel tạo ra một bảng tính (WeddingBudget1.xlsx) dựa trên mẫu này.

Lưu ý: để chỉnh sửa mẫu, trên tab File, nhấn vào nút Open để mở các bản mẫu. Chỉnh sửa các tập tin và lưu tập tin vào vị trí ban đầu của nó.

Read more

Tìm và Thay thế - Find and Replace

Bạn có thể sử dụng Excel tìm thấy tính năng để nhanh chóng tìm thấy văn bản cụ thể. Bạn có thể sử dụng tính năng thay thế của Excel để nhanh chóng tìm thấy văn bản cụ thể và thay thế bằng văn bản khác.

Tìm

Để nhanh chóng tìm thấy văn bản cụ thể, thực hiện các bước sau đây.

1. Trên tab Home, kích Find & Select, Tìm ...

'Tìm và Thay thế "hộp thoại xuất hiện.

2. Gõ văn bản bạn muốn tìm. Ví dụ, gõ Brown.

3. Bấm vào Tìm tiếp theo.

Excel chọn xuất hiện đầu tiên của văn bản cụ thể.

4. Kích vào 'Find Next' nếu điều này không phải là hồ sơ bạn đang tìm kiếm.

Excel chọn xuất hiện thứ hai của văn bản cụ thể.

5. Để có được một danh sách của tất cả các lần xuất hiện của các văn bản cụ thể, nhấp vào 'Chủ' trong hộp thoại.

Thay thế

Để nhanh chóng tìm thấy văn bản cụ thể và thay thế bằng văn bản khác, thực hiện các bước sau đây.

1. Trên tab Home, kích cũng có thể chọn thay thế ...

'Tìm và Thay thế "hộp thoại xuất hiện (với các tab Thay thế lựa chọn).

2. Gõ văn bản bạn muốn tìm (Brown) và thay thế bằng (Brownhill).

3. Bấm vào Tìm tiếp theo.

Excel chọn xuất hiện đầu tiên của văn bản cụ thể. Không thay thế đã được thực hiện chưa.

4a. Nhấp vào 'Thay thế' nếu bạn muốn thực hiện một thay thế duy nhất của một sự kiện.

4b. Nhấp vào 'Thay thế tất cả "để thay thế tất cả các lần xuất hiện của văn bản.

Read more

Định dạng số - Format Number

Khi chúng ta định dạng số trong Excel, chúng ta thay đổi sự xuất hiện của các số mà không thay đổi số lượng của chính nó.

Định dạng tỷ lệ phần trăm

Áp dụng một định dạng tỷ lệ phần trăm cho một số, thực hiện các bước sau đây.

1. Nhập giá trị 0.8 vào ô B2.

2. Trên tab Home, trong nhóm Number, chọn biểu tượng Tỷ lệ phần trăm.

Kết quả:

Ô B2 vẫn chứa số 0,8. Chúng tôi chỉ thay đổi sự xuất hiện của con số này, không phải là số chính nó.

Định dạng tế bào hộp thoại

Bạn cũng có thể áp dụng một số định dạng bằng cách sử dụng hộp thoại 'Format Cells.

1. Chọn ô C2.

2. Nhấp chuột phải và sau đó nhấp vào Format Cells.

Hộp thoại 'Format Cells "xuất hiện.

3. Ví dụ, chọn General. Các tế bào định dạng chung không có định dạng số cụ thể.

Lưu ý: Excel cung cấp cho bạn một bản xem trước cuộc sống như thế nào số lượng sẽ được định dạng.

4. Nhấn OK.

Kết quả:

Read more